El Área de Apoyo, en tanto, está conformada por el Departamento de Administración y Finanzas, el Subdepartamento de Finanzas, la Unidad de Adquisiciones y Administración de Contratos, la Unidad de Gestión Documental, el Subdepartamento Administrativo, el Subdepartamento de Legislación y Biblioteca, el Subdepartamento de Gestión y Desarrollo de Personas, la Unidad de Bienestar y Calidad de Vida, y el Subdepartamento de Informática.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Jefa del Departamento: Angie Aracena Medina
El Departamento de Administración y Finanzas tiene la misión de asesorar, gestionar y controlar eficaz y eficientemente a la dirección, respecto de los recursos físicos y financieros del servicio, mediante la implementación de políticas, procesos, sistemas y procedimientos que permitan optimizar los recursos disponibles, tanto en calidad, cantidad y oportunidad para el logro de los objetivos institucionales del Consejo de Defensa del Estado.
A su cargo se encuentran los Subdepartamento de Contabilidad y Presupuesto, bajo la denominación de Subdepartamento de Finanzas; Subdepartamento Administrativo; Unidad de Adquisiciones y Gestión de Contratos; y Oficina de Partes, Archivo General e Informaciones, bajo la denominación de Unidad de Gestión Documental.
SUBDEPARTAMENTO DE FINANZAS
Jefe del Subdepartamento: Alexis Ascui Salas
El Subdepartamento de Finanzas tiene como objetivo administrar el presupuesto, los recursos financieros y el sistema de contabilidad del Consejo de Defensa del Estado, asegurando la calidad de los procesos, la oportunidad y el control de éstos, conforme a la normativa legal, políticas y procedimientos propios del área.
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y GESTIÓN DE CONTRATOS
Jefe/a unidad:
La Unidad de Adquisiciones y Gestión de Contratos tiene como objetivos: asesorar directamente al Departamento de Administración y Finanzas y a la Dirección del servicio, en materias de adquisiciones y contratos, asimismo, tiene por finalidad gestionar los requerimientos de compras y contrataciones, en forma oportuna, eficiente y en las mejores condiciones de calidad y precio que ofrezca el mercado, según la normativa vigente.
UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Jefa unidad: Paola Frías Astorga
La Unidad de Gestión Documental tiene como objetivo implementar y dirigir el proceso de gestión documental y de archivos del CDE, entendido como el conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas para la gestión eficiente y segura de la información que genera, recibe y archiva el Servicio.
SUBDEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Jefe del Subdepartamento: Ivanhoe Aguirre Rivera
El Subdepartamento Administrativo tiene como objetivos: administrar la infraestructura, bienes muebles y servicios básicos, generar las condiciones adecuadas para el buen funcionamiento operativo de la institución a nivel nacional, así como también administrar y gestionar oportunamente los bienes fungibles del ervicio, de acuerdo con la normativa vigente.
SUBDEPARTAMENTO DE LEGISLACIÓN Y BIBLIOTECA
Abogado Coordinador: Rolando Zambrano Rojas
El Subdepartamento de Legislación y Biblioteca integra el Departamento de Estudios. Tiene, entre otras funciones, estar a cargo de la adquisición de textos jurídicos para la biblioteca institucional (en conjunto con el equipo de la Biblioteca), liderar la contratación de bases jurídicas externas con el fin de apoyar la labor de los abogados del Consejo de defensa del Estado, colaborar en las funciones que realiza el Departamento de Estudios y seleccionar y difundir información legislativa.
La Biblioteca del Servicio dispone y reúne, en su fondo bibliográfico, más de doce mil títulos de obras jurídicas, entre libros, tesis, publicaciones periódicas y documentos. Ella tiene como misión apoyar, orientar y dar respuesta a las consultas y solicitudes de los usuarios (as), a cuyos efectos de deben planificar, organizar y ejecutar diversos procesos, entre los más relevantes la adquisición y catalogación de textos jurídicos, así como difusión de sus colecciones. La Biblioteca otorga los siguientes servicios: préstamo a domicilio, préstamo en sala y préstamo interbibliotecario, atención de consultas de carácter doctrinario y legislativo, búsqueda y envío de información, elaboración de bibliografías, catálogo en línea, difusión de novedades de biblioteca, y orientación en el uso de la biblioteca y su catálogo.
SUBDEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAS
Jefa de Subdepartamento: Nora Villar Teneo
La misión principal del Subdepartamento de Gestión y Desarrollo de Personas corresponde a planificar, analizar, proponer e implementar medidas y políticas internas para que el Servicio cuente con personas altamente competentes conforme a los desafíos y prioridades contemplados en la planificación estratégica del Servicio y para fomentar el desarrollo y satisfacción laboral de éstas en un ambiente colaborativo, de aprendizaje continuo y clima laboral de buen trato y no discriminación.
Los principales ámbitos de acción del Subdepartamento de Gestión y Desarrollo de Personas son los siguientes:
- Planificación y Soporte de la Gestión de Personas: política de gestión y desarrollo de Personas, Procesos Administrativos, Planificación de la gestión de personas, Planificación dotacional, Sistemas de información para la gestión de Personas, Posicionamiento del Área de Personas e Innovación y Desarrollo.
- Gestión del Desempeño: Reclutamiento y Selección, Inducción, Gestión del Desempeño Individual y Egreso.
- Gestión del Desarrollo: Capacitación y Movilidad de las personas.
- Gestión del Cambio Organizacional: Diseño Organizacional, Gestión de Ambientes Laborales, Gestión del Reconocimiento, Gestión del Liderazgo, Gestión de las Comunicaciones, Relaciones Laborales, Género, No Discriminación e Inclusión y Prevención y Denuncia de Acoso Laboral, Acoso Sexual y Maltrato Laboral.
- Gestión de bienestar y calidad de vida: beneficios, programa de calidad de vida, administración del servicio de bienestar, cafetería, sala cuna, actividades de integración de las personas.
- Gestión de Higiene y Seguridad: cumplimiento de la normativa y la aplicación de protocolos y buenas prácticas.
Las unidades de Gestión de Personas, de Desarrollo de Personas, de Formación y Capacitación; y la de Bienestar y Calidad de Vida dependerán del Subdepartamento de Gestión y Desarrollo de Personas
UNIDAD DE BIENESTAR Y CALIDAD DE VIDA
Jefa unidad: Mónica Huesa Fuentes
Contribuir a mejorar la calidad de vida y el bienestar integral de quienes integran el Servicio, a través de la gestión de beneficios y el desarrollo de actividades de integración , educativas preventivas y de otros ámbitos que le sean pertinentes.
SUBDEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
Jefe del Departamento: Pedro Marcos Salgado
A cargo de esta unidad se encuentra el análisis y propuestas de políticas de desarrollo tecnológico en sistemas de información y comunicaciones, que debe asumir el Servicio, las que, una vez aprobadas, debe gestionar, dirigiendo y controlando la ejecución de proyectos informáticos en sus componentes de hardware, software y financiero.
Realiza el servicio de mantención, soporte y ayuda a los funcionarios y establece los mecanismos que resguarden la seguridad y reserva de la información del CDE contenida en soportes electrónicos y el respaldo de la misma, para proteger su integridad.
Participa en la elaboración de los proyectos informáticos de la institución y de las bases administrativas y técnicas de las propuestas de sistemas y equipamiento computacional, representando al Servicio como contraparte técnica para los proyectos informáticos que se desarrollen en forma externa. También desarrolla aplicaciones de menor envergadura, de acuerdo a las necesidades que se presenten, y define y propone para su aprobación las normas y procedimientos destinados al uso adecuado del equipamiento computacional y de los sistemas aplicados por parte de los funcionarios.